L’organisation des Folies vénitiennes de Coppet, quelle aventure !

En pleine organisations des Folies vénitiennes de Coppet, nous allons partager avec vous, au travers de plusieurs articles, les dessous de notre organisation, comme nous aimons le faire pour nos costumes.

L’idée de créer une manifestation vénitienne, inédite en Suisse Romande a germé dans notre esprit au printemps 2015. Nous avons d’abord pensé à proposer ce projet dans la ville de Morges, au bord du Léman où nous habitons.

Pour construire un dossier qui tienne la route, comme nous nous lancions dans ce projet aussi inconsciemment que nous avons créé nos premiers costumes pour Venise en 2011, nous avons créé un sondage publié dans quelques groupes de costumés vénitiens sur Facebook, bien que nous n’ayons que très peu de contacts avec ce petit monde. En effet, nous avions fait deux fois le carnaval de Venise costumés mais sans faire beaucoup de connaissances, mis à part, par internet, Pouine et sa cousine StephV qui ont été à l’origine de l’idée de créer ce blog et qui nous ont toujours beaucoup encouragés par leurs commentaires bienveillants mais aussi sincères, qui aident à progresser.

La participation à ce sondage a été surprenante, beaucoup de costumés se sont montrés intéressés à participer à une manifestation en Suisse Romande, ils ont pris du temps, avec beaucoup de gentillesse pour répondre le plus complètement possible à notre long sondage, avec des questions spécifiques aux costumés, aux photographes, aux accompagnants, aux bénévoles aux organisateurs de manifestations vénitiennes en France et en Belgique. Nous avons été touchés par autant de bonne volonté et de gentillesse.

Nous avons alors sondé la ville de Morges pour voir s’il serait possible d’organiser quelque chose dans cette jolie petite ville, au bord du lac, dans la vieille ville, dans les jardins, notamment durant la fête de la tulipe qui dure plusieurs semaines au printemps et au château. La commune nous a renvoyé vers l’office du tourisme dont le directeur de l’époque, un monsieur tessinois a tout de suite été enthousiaste pour notre projet. Il avait déjà vu de telles manifestations dans son canton d’origine. Malheureusement il changeait d’activité deux mois plus tard et nous n’avons pas trouvé dans la nouvelle équipe quelqu’un de suffisamment motivé pour nous soutenir. Les organisateurs de la fête de la tulipe n’ont pas compris le projet, la commune nous a proposé d’organiser notre manifestation sur un samedi matin seulement, bref, nous avons décidé de lâcher l’affaire et abandonné l’idée de cette manifestation.

Quelques mois plus tard, une dame nous a contactés, elle a pensé à nous car elle travaillait avec le château de Coppet sur une exposition de costumes historiques. Elle voulait nous faire savoir que nous devrions essayer de contacter le château car ils étaient toujours à la recherche d’occasions de mettre leur patrimoine en valeur. Le hasard faisant bien les choses (mais et-ce du hasard?), j’ai enseigné durant 13 ans à l’école secondaire de Coppet et en plus le syndic actuel de Coppet était un collègue à cette époque. J’ai donc pris contact avec lui et c’est le 18 janvier 2016 que nous avons présenté notre projet au conseil municipal. Nous avions préparé un diaporama présentant ce que le sondage nous avait appris sur les attentes des costumés, photographes et accompagnants, ce que nous avions imaginé comme manifestation etc… L’accueil de notre proposition a largement dépassé nos attentes. Chaque fois un des municipaux avait de nouvelles idées pour rendre la fête plus belle! La semaine suivante, nous avons eu l’information que la municipalité acceptait notre projet et qu’il s’inscrirait dans le cadre des manifestations liées au bicentenaire de la mort de Germaine de Staël.  Cette dernière a habité le château de Coppet avec son père le baron Necker, puis après la mort de ce dernier.

Depuis ce moment, nous avons déjà revu 5x la commission qui organise la fête avec nous. Notre dossier s’épaissit de fois en fois:

Nous avons lancé les grandes lignes, affiné l’organisation, déterminé le programme, rencontré le directeur du château, etc… Nous avons consacré le temps avant le carnaval de Venise aux finitions de nos costumes 2017. Depuis notre retour de Venise, nous avons passé la vitesse supérieure pour tout ce que nous devons préparer, soit, pêle-mêle:

  • Inscriptions des costumés et photographes
  • Affiches
  • Tous ménages
  • Banderole pub
  • Recherche de sponsors
  • Accréditations
  • Assurance
  • Vestiaires
  • Logements
  • Organisation des parade, podiums et autres moments
  • Costumes de nos Casanovas
  • Stand de bricolage pour les enfants
  • Marché vénitien et location de cotumes
  • Expo photo
  • Costumes pour l’expo
  • Soirée des invités costumés et photographes
  • Conférence
  • Concerts
  • Chasse aux trésors pour les enfants
  • Conteurs pour enfants
  • Collations des costumés
  • Bénévoles
  • Médias
  • Dentelières
  • Stand de nourriture et de boissons
  • Infrastructures
  • Plan pluie
  • Affiches, calendriers et cartes postales à vendre
  • Recherche de jardins privés pour les déambulations
  • Calèche et chevaux
  • Plans de situation
  • Badges photographes
  • Plans de situation des différents lieux de la fête
  • Parking
  • Informations aux costumés, photographes et accomapgnants
  • Accueil des Camping car
  • Podium et son aninmation

et j’en oublie sans doute. Nous avons la chance d’avoir, comme déjà dit plus haut des autorités municipales qui nous soutiennent énormément et prennent la responsabilité de beaucoup de postes clés de la liste ci-dessus.

Notre première tâche a été de faire les inscriptions des costumés et photographes, car, sans eux, pas de fête et leur nombre détermine toute l’infrastructure nécessaire. Nous avons limité leur nombre à 100, sans tenir compte des membres fondateurs de notre association car, mis à part Stéphanie qui symbolise les Folies vénitienne sur notre affiche, ils ne sont pas sûrs de trouver un moment pour se costumer. Nous sommes arrivés à 96 costumés, mais leur nombre est en train de diminuer un peu au moment de la validation des inscriptions par le paiement de la finance d’inscription, pourtant pas très élevée au vu des prestations offertes, qui était annoncée dès le départ.

Nous avons quelques costumés qui nous ont dit à ce moment là que finalement ils n’allaient pas pouvoir se déplacer pour des raisons tout-à-fait légitimes. Par contre, nous avons aussi été victimes de fausses rumeurs disant que pour rouler sur toutes les routes suisses la vignette qui coûte CHF 40.- pour une utilisation illimitée durant un an, était obligatoire alors que c’est faux. La vignette d’autoroute n’est nécessaire, comme son nom l’indique, que pour l’autoroute. Coppet se trouve à 15 km de Genève et à 9 km de Divonne, il n’est donc absolument pas nécessaire de prendre une vignette d’autoroute pour s’y rendre. De plus l’horaire n’imposera pas de traverser Genève aux heures de pointe! Il est vrai que si on ne vient en Suisse qu’une seule fois dans l’année et à seulement 15km de la frontière, le prix de la vignette est excessif. Si on va plus loin par contre ou si l’on revient plusieurs fois en Suisse, on est très vite gagnant par rapport au système de péages français par exemple. Plusieurs costumés se sont désinscrits car ils trouvaient que la vignette était trop onéreuse. Nous leur avons dit que l’information était fausse, mais  ils n’ont malheureusement pas encore changé d’avis! Une autre rumeur a prétendu à un moment donné que nous annulions notre manifestation.

Nous sommes actuellement à 82 costumés le samedi et 91 le dimanche. nous avons donc encore quelques places pour des costumés par contre, plus pour les photographes officiels auxquels nous offrons les mêmes prestations qu’à nos costumés en échange du partage de leurs beaux clichés. Naturellement, n’importe quel photographe peut venir à notre manifestation, mais notre association ne pourra pas lui offrir l’accès aux zone réservées à nos photographes accrédités, l’accès aux vestiaires pour y déposer son matériel, l’assurance de la manifestation, le soupe, les collations et le logement  et le parking réservés aux participants.

Du côté demande de sponsors, il est vrai que notre progression est un peu difficile. Nous avons envoyé pas moins de 101 demandes de soutien à tous les commerçants de Coppet, toutes les enseignes présentes dans le centre commercial de Chavannes de Bogis tout proche, des banques, des médias, des assurances, des associations culturelles de la région, des médias. Cependant, comme notre manifestation est totalement inédite en Suisse romande, que les gens ont de la peine à se représenter ce que ce sera bien que nous ayons fait un dossier de sponsoring complet en expliquant notre projet, son programme et le soutien dont nous avons besoin en matériel et en argent nous n’avons trouvé que trois petits sponsors actuellement, nous les en remercions chaleureusement.

L’école de langue « language for fun » établie à Coppet, qui a été la première a répondre présente, la chaîne de magasin Coop et la banque Raiffeiesen qui nous offre des lots pour la chasse aux trésors des enfants. L’ensemble des dons ne dépasse pas CHF 300.- pour une manifestation qui dure tout un week-end! Les autres nous disent qu’ils ne peuvent pas soutenir notre manifestation car elle n’est pas sportive, pas assez culturelle, pas assez en relation avec les valeurs locales etc… Je précise que la commune et le château de Coppet nous mettent beaucoup d’infrastructure à disposition et prennent aussi une grande partie de l’organisation en charge en nous aidant à rechercher les intervenants locaux (commerçants, sociétés, intendance…) .

Pour récolter quelques fonds en plus, nous vendrons sur place des calendriers, des cartes postales et des affiches, des bijoux de notre confection, les enfants pourront décorer des loups dans un atelier de bricolage. Nous savons que pour que cette première manifestation fonctionne il faudra beaucoup sortir de notre poche, notamment pour fabriquer ou acheter tout le matériel qui sera nécessaire. Nous espérons qu’elle aura du succès et facilitera la récolte de fonds pour d’éventuelles manifestations ultérieures qui nous coûteraient d’ailleurs moins cher vu que nous disposerons déjà de beaucoup de matériel. La clé de la réussite sera la participation du public. Si celui-ci répond présent, nous aurons gagné notre pari! C’est la raison pour laquelle nous ne négligerons pas le côté publicité et médias. Si vous avez des idées de sponsors sou autre financement  qui nous permettraient de mieux soutenir notre manifestation, n’hésitez pas à nous contacter !

Nous cherchons encore des bénévole pour nous aider lors du week-end, notamment pour la surveillance des vestiaires, de l’expo, notre stand de vente, l’aide aux costumés et le stand de bricolage pour les enfants. Si vous avez envie de rejoindre notre équipe, n’hésitez pas à nous en informer !

Pour finir ce premier article, nous tenons à remercier tous les costumés et photographes qui nous soutiennent depuis le départ, nous conseillent et nous font de la publicité auprès des autres costumés. Nous pensons notamment à Jacques de l’association de la côte basque VCBA qui sera notre conférencier, Christiane, Barbara et Patricia, Oggie Domani et Sylvianne, Lucie et Etienne, Souricette, et j’en oublie, mais aussi à tous les autres costumés  et photographes inscrits qui n’hésitent pas à nous contacter pour nous faire part de leurs remarques et demandes ou tout simplement pour nous encourager, nous féliciter et nous remercier. C’est grâce à vous tous que nous avançons ! Nous nous réjouissons de vous rencontrer !

Dans nos prochains articles nous vous révèlerons petit à petit notre organisation et vous ferons partager les différentes étapes de la préparation de cette grande fête!

 

 

 

 

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4 réflexions au sujet de « L’organisation des Folies vénitiennes de Coppet, quelle aventure ! »

  1. Waouh ! Quel travail tout cela demande de votre part ! Chapeau bas pour toute cette mise en place ! Je suis sûre que ce sera un très beau moment et j’ai hâte de venir passer le week-end avec vous 🙂 Ne lâchez rien même si ce n’est pas facile tous les jours ! Je vais suivre de près les articles de l’organisation. Bises et à bientôt

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